Kesekretariatan di tingkat Rukun Tetangga (RT) memiliki peran penting dalam menjalankan administrasi dan pelayanan warga. Tugas dan fungsi kesekretariatan di RT mencakup beberapa aspek, yang meliputi:
1. Pengelolaan Administrasi Surat-Menyurat
- Membuat dan Mengelola Surat: Sekretariat bertugas menyiapkan dan mengelola surat-surat resmi, seperti surat pengantar untuk keperluan administrasi warga (pembuatan KTP, KK, surat pindah, dll.).
- Arsip dan Dokumentasi: Menyimpan dan mengelola arsip surat masuk dan keluar yang terkait dengan urusan administrasi warga dan kegiatan RT. Dokumentasi ini penting untuk keperluan pencatatan dan pelaporan.
2. Pelayanan Administratif Warga
- Pelayanan Surat Pengantar: Sekretariat melayani warga dalam pembuatan surat pengantar atau dokumen lain yang diperlukan untuk urusan ke kelurahan, kecamatan, atau instansi pemerintah lainnya.
- Pendataan Warga: Menyimpan dan memperbarui data kependudukan warga yang tinggal di wilayah RT, termasuk informasi terkait jumlah penduduk, mutasi penduduk, dan hal-hal lain yang diperlukan dalam laporan resmi.
3. Pengaturan Kegiatan Rutin dan Khusus
- Koordinasi Kegiatan RT: Kesekretariatan membantu ketua RT dalam merencanakan dan mengatur kegiatan-kegiatan rutin atau khusus, seperti rapat warga, gotong royong, perayaan hari besar, atau acara sosial lainnya.
- Penyebaran Informasi: Mengomunikasikan informasi penting kepada warga, seperti pengumuman tentang kegiatan RT, program pemerintah, atau informasi darurat yang harus segera diketahui oleh seluruh warga.
4. Pelaporan dan Pertanggungjawaban
- Menyusun Laporan: Kesekretariatan bertugas menyusun laporan berkala tentang kegiatan RT, seperti laporan kegiatan sosial, dan laporan administrasi lainnya yang perlu disampaikan kepada pihak yang lebih tinggi, seperti RW.
- Pertanggungjawaban Kegiatan: Selain laporan, kesekretariatan juga bertanggung jawab atas pembuatan dokumen pertanggungjawaban setelah pelaksanaan kegiatan RT, baik dalam hal partisipasi warga, maupun hasil dari kegiatan tersebut.
5. Pendukung Administrasi Ketua RT
- Penyusunan Agenda Rapat: Membantu ketua RT dalam menyusun agenda rapat, menyiapkan undangan, serta mencatat hasil rapat atau musyawarah warga.
- Pengarsipan Hasil Keputusan: Menyimpan dan mendokumentasikan hasil keputusan yang diambil dalam rapat atau musyawarah, sehingga dapat dijadikan referensi atau acuan pada masa mendatang.
6. Koordinasi dengan Lembaga Lain
- Komunikasi dengan Kelurahan: Kesekretariatan bertugas untuk berkoordinasi dengan pihak RW atau lembaga pemerintahan lain dalam berbagai keperluan administratif yang melibatkan warga RT.
- Kerja Sama dengan Lembaga Kemasyarakatan: Bekerja sama dengan lembaga sosial atau organisasi lain di tingkat lokal untuk penyelenggaraan kegiatan yang melibatkan warga.
Kesimpulan:
Kesekretariatan di tingkat RT berperan sebagai pusat administrasi yang mendukung kelancaran urusan warga, baik dalam hal surat-menyurat, pelayanan administratif, maupun pelaksanaan kegiatan sosial di lingkungan RT. Fungsi utama kesekretariatan adalah memastikan bahwa segala dokumen dan informasi yang dibutuhkan oleh warga dan ketua RT dapat diakses dan dikelola dengan baik.
Program dan kegiatan kesekretariatan sebagai tugas sekretaris yang telah dikerjakan atau masih berjalan sampai saat ini antara lain :
- Kegiatan surat-menyurat RT dan pendistribusiannya.
- Pencatatan pertemuan rutin RT, RW atau kegiatan lainnya.
- Pendistribusian surat Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) warga dan membantu dalam pembayarannya. (dibantu oleh warga yang mengkordinir)
- Pengelolaan administrasi RT membuat dan mengelola Grup WhatsApp KW-ERTIGA yang beranggotakan seluruh warga RT 03 RW 026 sebagai sarana komunikasi dan diskusi.
Dibawah ini merupakan bentuk Surat Pengantar administrasi RT 03 VSM yang berfungsi sebagai dokumen resmi yang digunakan untuk keperluan administrasi warga di lingkungan RT 03 VSM. Adapun kegunaan surat pengantar meliputi sebagaimana terlampir: